1. 基本方針
ウェルマロ会計監査（以下「当社」といいます。）は、会計記帳、税額計算、給与計算、監査、経営支援その他これらに付随する業務を提供するにあたり、お客様、取引先、採用応募者および当社ウェブサイト利用者の個人情報を取り扱います。当社は、個人情報の保護に関する法律、番号利用法、関係省庁の指針その他適用される法令を遵守し、取得した情報を適正かつ安全に管理します。本方針は、当社がどのような情報を取得し、何のために利用し、どのように保護するかを分かりやすく示すものです。
2. 取得する情報
当社は、氏名、会社名、部署名、役職、住所、電話番号、メールアドレス、相談内容、予約日時、契約内容、請求および支払情報を取得することがあります。業務遂行に必要な範囲で、帳簿、領収書、請求書、給与情報、扶養情報、金融機関口座、取引履歴、申告書、本人確認資料および法人に関する情報をお預かりする場合があります。マイナンバーを含む特定個人情報は、法令で認められた事務の範囲に限定し、通常の個人情報より厳格な取扱手順に従って管理します。
ウェブサイト利用時には、IPアドレス、端末種別、ブラウザ情報、閲覧日時、参照元、閲覧ページ、Cookie識別子、おおよその地域情報などが自動的に送信される場合があります。当社は、要配慮個人情報を取得する必要がある場合、法令上の例外を除き、事前に本人の同意を得ます。取得は適法かつ公正な手段で行い、不要な情報の提出を強制しません。
3. 利用目的
取得情報は、相談への回答、本人確認、見積書および契約書の作成、会計・税務・監査業務の実施、申告書や各種届出書の作成支援、報酬請求、入金確認、日程調整、資料不足の連絡、品質管理、法令遵守、問い合わせ履歴の保存のために利用します。また、サービス改善、利用状況の分析、不正アクセス防止、システム障害の調査、重要なお知らせの送付、本人が希望した案内の配信にも利用します。新たな目的で利用する必要が生じた場合は、元の目的と合理的な関連性がある範囲で変更し、必要に応じて公表または同意取得を行います。
4. 第三者提供と委託
当社は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産を守るため緊急に必要な場合、公衆衛生または児童の健全育成に特に必要な場合、国または地方公共団体の法定事務への協力が必要な場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。税務署、年金事務所、地方公共団体、金融機関などへの提出は、契約および法令の範囲内で行います。
クラウド会計、データ保管、メール配信、オンライン会議、決済、文書廃棄などを外部事業者へ委託する場合があります。当社は、委託先の安全管理体制、所在地、再委託条件および事故対応を確認し、機密保持と適切な管理を契約で求め、必要な監督を行います。外国にある事業者のサービスを利用する場合は、当該国の制度および事業者の保護措置を確認します。
5. 安全管理措置
当社は、アクセス権限の最小化、多要素認証、通信の暗号化、端末の更新、ログ確認、バックアップ、紙資料の施錠保管、持出し制限、復元可能な媒体の適切な消去を実施します。従業者には守秘義務を課し、定期的な教育と取扱状況の点検を行います。漏えい、滅失、毀損または不正利用が疑われる場合は、影響範囲を調査し、拡大防止、復旧、原因分析、再発防止を行い、法令に従って本人および個人情報保護委員会へ報告します。
6. 保存期間
情報は、利用目的の達成、契約上の義務、税務・会計上の保存義務、紛争対応に必要な期間保存します。保存期間が終了し、継続保有の必要がない情報は、紙の裁断、電子データの安全な削除、媒体の破壊など、復元が困難な方法で廃棄します。バックアップ内の情報は、通常の更新サイクルに従って順次削除されます。
7. 開示等の請求
本人は、当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止または第三者提供記録の開示を請求できます。請求時には、なりすまし防止のため本人確認をお願いする場合があります。法令上開示できない情報、第三者の権利を害する情報、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす情報については、全部または一部を開示できない場合があり、その際は理由を説明します。通常の請求に手数料は不要ですが、多量の複写や郵送に実費が生じる場合は事前にお知らせします。
8. Cookieと解析
当サイトは、表示維持、セキュリティ、利用設定の保存、閲覧状況の統計分析のためCookieまたは類似技術を利用します。必須でないCookieは、同意選択に応じて利用します。ブラウザ設定からCookieを削除または拒否できますが、一部機能が正常に動作しない場合があります。詳細はCookieポリシーをご覧ください。
9. 未成年者と外部リンク
未成年者が個人情報を提供する場合は、必要に応じて保護者の同意を得てください。当サイトから移動できる外部サイトは、各運営者の方針により情報を取り扱います。当社は外部サイトの内容や情報管理を支配せず、その取扱いについて責任を負いません。リンク先の方針を確認してから利用してください。
10. 方針の変更
当社は、法令改正、サービス変更、技術上の必要性に応じて本方針を改定します。重要な変更はウェブサイト上の目立つ場所で告知し、必要な場合は改めて同意を求めます。変更後の方針は、掲載した発効日から適用されます。過去の取扱いに重大な影響を与える変更を、本人への説明なく遡及して適用しません。
11. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱い、苦情、相談、開示等の請求は、ウェルマロ会計監査 個人情報窓口までご連絡ください。所在地は2563-9 南下浦町上宮田, Miura, Kanagawa Prefecture 238-0314, Japan、電話番号は+81 92 7626 3419、メールは[email protected]です。受付後、本人確認と請求内容を確認し、合理的な期間内に回答します。